Công thư.
Khái niệm.
Công thư được sử dụng trong các vấn đề giao dịch quan trọng.
Công thư được sử dụng tại Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao do Lãnh đạo Bộ, Trưởng cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại nước ngoài ký.

Trang đầu của công thư được in trên giấy offset vàng. Trang tiếp theo được in trên giấy offset trắg khổ A4.

Chức danh đầy đủ của người gửi được in phía góc trái, cân giữa so với Quốc huy, cách mép dưới của Quốc huy là 0,5 cm, phông Times New Roman, cỡ chữ 10-12, in hoa, đậm và thẳng.

Dấu gạch liền được in phía dưới chức danh, độ dài 1 cm, cân giữa, cách chức danh là 0,5 cm.

Địa điểm soạn thư và thông tin về thời gian được in cùng dòng với dòng cuối cùng của chức danh, căn lề phải, cách mép phải giấy là 1,5-2 cm.


Mẫu công thư:
Phụ lục I. SƠ ĐỒ MẪU CÔNG THƯ (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm ( 297 mm)

Ghi chú:
Ô số : Thành phần mẫu công thư
1: Quốc huy;
2: Chức danh;
3: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành công thư;
4: Nội dung công thư;
5: Chữ ký đầy đủ của người gửi;
6: Họ tên đầy đủ người gửi;
7: Kính gửi: (Ngài TÊN ĐẦY ĐỦ CỦA NGƯỜI NHẬN, CHỨC DANH ĐẦY ĐỦ NGƯỜI NHẬN)







Công hàm thường (note verbale):
Khái niệm.
Công hàm thường là thư tín ngoại giao có mức độ nghi thức thấp hơn công thư. Công hàm thường được bắt đầu bằng câu chào xã giao. Công hàm thường do cấp vụ/ phòng ký hoặc cấp cao hơn, người được trưởng cơ quan ủy quyền ký tắt ở góc dưới bên phải của trang cuối cùng.
Trang đầu của công hàm thường được in bằng giấy offset vàng (conqueror), các trang tiếp theo được in bằng giấy offset trắng.
Phụ lục II.

SƠ ĐỒ MẪU CÔNG HÀM THƯỜNG
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm ( 297 mm)





Ghi chú:
Ô số : Thành phần mẫu công hàm thường
1 : Quốc huy
2 : Tên cơ quan
3 : Số, ký hiệu công hàm thường
4 : Nội dung công hàm thường
4a : Ký tắt
5 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành công hàm
6 : Dấu của cơ quan, tổ chức
7 : Kính gửi: (TÊN CƠ QUAN NHẬN CÔNG HÀM)
ĐỊA CHỈ
































Công hàm Pro Memoire:
Công hàm pro memorie là biên bản trao đổi chính thức về các vấn đề mà Chính phủ ủy quyền hoặc chỉ đạo. Tại Bộ Ngoại giao, văn bản này được trao trực tiếp cho Đại sứ, Công sứ hoặc đại diện. Công hàm loại này do cấp vụ hoặc cấp cao hơn ký tắt ở góc dưới bên phải của trang cuối. Tại cơ quan đại diện ngoại giao, công hàm này có thể trao trực tiếp hoặc chuyển qua giao thông ngoại giao.
Trang đầu của công hàm pro memoire được in trưên giấy offset vàng. Các trang tiếp theo được in trên giấy offset trắng.
Mẫu công hàm pro memoire (phụ lục 5)

Phụ lục V
SƠ ĐỒ MẪU PRO - MEMOIRE
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm ( 297 mm)
















Ghi chú:
Ô số : Thành phần mẫu PRO - MEMORIA
1 : Quốc huy
2 : Tên cơ quan (Bộ Ngoại giao nước Công hòa XHCN VN)
3a : Số, ký hiệu của Pro – Memoria
3b : Tiêu đề
4 : Nội dung Pro – Memoria
4a : Ký tắt
5 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành công hàm
6 : Dấu của cơ quan, tổ chức
7 : Kính gửi: (TÊN CƠ QUAN NHẬN CÔNG HÀM)















Công hàm ngoại giao (diplomatic note):
Công hàm ngoại giao là thư tín chính thức giữa các Chính phủ truyền đạt các vấn đề Chính phủ ủy quyền hoặc chỉ đạo. Công thức lịch thiệp không được sử