MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý ĐỐI VỚI BTC CẤP TRƯỜNG
Để chuẩn bị cho việc tổ chức kì thi cấp trường, các đơn vị lưu ý đọc kĩ một số nội dung trong hướng dẫn sau:
1.Lựa chọn vòng thi và thời gian thi
- Các đơn vị tự chọn 1 trong các vòng 10; 11; 12; 13; 14 để tổ chức thi cấp trường.
- Căn cứ lịch mở vòng các trường xác định thời gian phù hợp để tổ chức thi trong khoảng thời gian từ ngày 10/1/2011 đến hết ngày 28/2/2011.
 2.  Lịch mở các vòng thi cấp trường:
+/ Vòng 10 mở 8h00 ngày thứ Hai ngày 10/1/2011
+/ Vòng 11 mở 8h00 ngày thứ Hai ngày 17/1/2011
+/ Vòng 12 mở 8h00 ngày thứ Hai ngày 24/1/2011
+/ Vòng 13 mở 8h00 ngày thứ Hai ngày 14/2/2011
+/ Vòng 14 mở 8h00 ngày thứ Hai ngày 21/2/2011
 3. Vấn đề tạo mã trường 
- Mã trường chỉ tạo được kể từ ngày 4/1/2011.
- Ban tổ chức cấp trường cử 1 cán bộ đăng ký thành viên với đối tượng là giáo viên để tạo mã số thi cấp của mình (xem hướng dẫn tạo mã trường), mã trường được in (số bản in bằng số phòng thi) và cho tất cả vào phong bì bảo mật, ngoài phong bì ghi cần ghi chính xác thời gian mở phong bì.
- Kỳ thi cấp trường có thể tổ chức thành nhiều đợt vào các thời điểm khác nhau (tuỳ thuộc vào cơ sở vật chất của trường). Nếu thi nhiều đợt thì phải có mã số thi cho từng đợt, khi đó cán bộ phụ trách phải tạo đủ các mã số thi tương ứng và ngoài phong bì bảo mật ghi rõ là mã dùng cho đợt thi nào.
- Ban tổ chức thi cấp trường nên tạo thêm các mã số dự trữ để sử dụng khi một mã số nào đó bị trục trặc làm cho học sinh không vào thi được.
 4. Chọn và lập danh sách học sinh dự thi cấp trường 
- HS được chọn thi cấp trường cần đảm bảo:
+/ Vượt qua 9 vòng đầu nếu trường đó thi cấp trường là vòng 10.
+/ Vượt qua 10 vòng đầu nếu trường đó thi cấp trường là vòng 11.
+/ Vượt qua 11 vòng đầu nếu trường đó thi cấp trường là vòng 12.
+/ Vượt qua 12 vòng đầu nếu trường đó thi cấp trường là vòng 13.
+/ Vượt qua 13 vòng đầu nếu trường đó thi cấp trường là vòng 13.
 - Lập danh sách học sinh, phòng thi, đợt thi (theo mẫu đính kèm trong file word). 
 5. Kiểm tra máy tính và đường truyền internet
+ Kiểm tra đường truyền internet có truy cập được website http://violympic.vn hay không?
+Kiểm tra máy tính đã cài phần mềm Adobe Flash Player hay chưa?
+Kiểm tra trình duyệt web đảm bảo hay chưa?
(Khuyến cáo: http://violympic.vn sử dụng tốt nhất bằng trình duyệt Mozilla Firefox) Nếu máy báo "Không kết nối được với máy chủ" và có bài thi không hiển thị thì máy đang thiếu phần mềm Adobe Flash Player (có thể đã cài nhưng chưa hoàn tất việc cài đặt). Khi đó cần vào mục "Trợ giúp" để xem hướng dẫn cài đặt.
- Nếu học sinh đang thi mà máy bắt truy cập lại  hoặc không công nhận kết qủa làm bài và bắt thi lại thì lỗi có thể là do trình duyệt (xem hướng dẫn cài đặt trong mục "Những điều cần biết"), hoặc do đường mạng không đảm bảo (mạng kết nối không liên tục, chỉ cần gián đoạn một vài giây là hệ thống không chấp nhận kết quả thi).
6. Tổ chức thi 
-       Trước giờ thi chính thức 30 phút, Chủ tịch Hội đồng thi giao mã số thi cho giám thị các phòng thi. 
-       Trước giờ thi chính thức 5 phút, giám thị viết mã số thi rõ ràng trên bảng để các thí sinh biết và đăng nhập,vào thi, nhập mã số thi.
-       Khi học sinh làm xong cả 3 bài thi thì giám thị xem trên màn hình máy tính của học sinh để ghi điểm và thời gian thi vào danh sách phòng thi, yêu cầu học sinh ký xác nhận.
-       Khi hết giờ thi, giám thị kiểm tra đầy đủ điểm và thời gian thi của mỗi học sinh trong danh sách phòng thi, đồng thời tất cả giám thị ký xác nhận ở dưới danh sách phòng thi. Sau đó, giám thị nộp danh sách phòng thi cùng các biên bản (nếu có) cho Hội đồng thi. 
-       Khi một đợt thi kết thúc, BTC cấp trường phải khóa mã thi của đợt đó để các em không thể sử dụng được mã đó thi tiếp sau này, bằng cách : cán bộ đã tạo mã phải Đăng nhập và vào “Thi các cấp”