Kỹ năng ủy thác công việc hiệu quả

Để trở thành một nhà quản lý giỏi, để mục tiêu công việc mà bộ phận của
bạn có thể hoàn thành bạn không chỉ cần một đội ngũ nhân viên giỏi hay
bạn có đầy đủ những kỹ năng cá nhân. Muốn làm được điều đó bạn cần
trang bị cho mình những kỹ năng ủy thác công việc hiệu quả. Phân công
công việc hiệu quả có nghĩa là bạn cần biết cách ủy thác công việc cho
những nhân viên có khả năng đồng thời tạo điều kiện, hỗ trợ và tạo động
lực giúp họ hoàn thành công việc được ủy thác.
Tại sao phải phân công nhiệm vụ : Dù bạn có ba đầu sáu tay, dù bạn là
một cá nhân kệt xuất cũng không bao giờ bạn có thể hoàn thành công
việc của cả bộ phận chỉ với sức của mình. Bạn chỉ có thể hoàn thành được
mục tiêu công việc của một nhà quản lý khi bạn biết cách phân công
nhiệm vụ cho nhân viên của mình. Các nhà quản lý thành công là người
biết và tin tưởng phân công công việc cho thành viên khác. Việc phân
công nhiệm vụ hiệu quả giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho những công
việc quản lý và hoạch định, tránh việc bạn trở thành “Osin” cho những
công việc của nhân viên. Việc tin tưởng phân công nhiệm vụ cho nhân
viên cũng sẽ giúp nhân viên của bạn có động lực làm việc và cơ hội để
phát triển trong tổ chức. Phân công và ủy thác công việc hiệu quả là con
đường thành công của các nhà quản lý “thành công bằng sức của người
khác”.
Quy trình phân công công việc: Để phân công và ủy thác công việc
hiệu quả, bạn cần tuân thủ theo quy trình 7 bước bao gồm: Tính toán
trước những tình huống có thể xảy ra khi phân công, Trao đổi với người có
kinh nghiệm và người được phân công, Xác định các yêu cầu công việc,
Phân công cả những công việc thú vị và không thú vị, Phân công toàn bộ
công việc,  Nêu rõ các kỳ vọng cảu bạn về công việc và cuối cùng là hãy
tin tưởng, hỗ trợ hết mình với người được giao nhiệm vụ. Việc bạn nêu rõ
mục đích, kỳ vọng của bạn về công việc cũng như sự tin tưởng và hỗ trợ
của bạn với người được phân công bao nhiêu sẽ giúp bạn thành công bấy
nhiêu khi ủy thác công việc.
Hướng dẫn nhân viên phát triển các kỹ năng: Không phải nhân viên
nào khi được phân công nhiệm vụ đã có đầy đủ các kỹ năng để hoàn
thành công việc được giao. Là nhà quản lý, ngay từ khâu dự trù các tình
huống bạn đã cần phải chú ý đến điều này. Khi phân công nhiệm vụ cho
nhân viên của mình, bạn cần thảo luận với họ và yêu cầu họ trang bị
những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Bạn cũng sẽ là người
hỗ trợ và cũng chính là người kèm cặp nhân viên của mình những kỹ năng
mà bạn có thế mạnh.
Đánh giá hiệu quả công việc bằng mô hình PERFORM: Phân công
nhiệm vụ với mục đích quan trọng nhất để nâng cao hiệu quả công việc
của tổ chức. Để đánh giá hiệu quả công việc được giao, bạn có thể áp
dụng mô hình PERFORM. Khi đánh giá công việc bạn của một nhân viên
được ủy thác bạn cần căn cứ vào:

P: Mục đích công việc được giao
E: Môi trường làm việc của nhân viên
R: Các nguồn lực hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc có đầy đủ không

F: Những phản hồi tích cực và không tích cực mà nhân viên đó nhận được
O: Vai trò của cá nhân đó trong tổ chức có được coi trọng?
R: Bản thân bạn có thường xuyên thực hiện các báo cáo và trao đổi với
người được giao nhiệm vụ hay không?
M: Bạn có làm tốt vai trò tạo động lực, vai trò hỗ trợ hoặc công việc bạn
phân công có thực sự phù hợp với khả năng người được giao.
Một phương pháp phân công nhiệm vụ hiệu quả, các hướng dẫn phát triển
và thực hiện công việc, phương pháp đánh giá phân công công việc hiệu
quả sẽ giúp các nhà quản lý làm tốt hơn vai trò của mình. Phân công và ủy
thác công việc hiệu quả sẽ giúp bạn trở thành một nhà quản lý thực thụ.
Ngô Phú Mạnh
Giám đốc đào tạo & Tư vấn
VietnamLearning – GK Corporation